Nhiệt tình là thái độ rất quan trọng trong công việc

(Mến tặng Sam – My beloved oversea Agent in China)

I love saving my life thanks to great people around me

        Trải qua gần 10 năm trong nghề Logistics, có một công việc mà tôi vẫn làm hàng ngày, thường xuyên như cơm bữa đó là kết nối với các agents nước ngoài. Bởi vậy, việc lựa chọn agents uy tín, support nhiệt tình khi có troubles xảy ra luôn được tôi lưu tâm hàng đầu. Nó quan trọng không kém việc tìm kiếm khách hàng vì khi có nguồn cung tốt, đầu ra mới tốt, hiển nhiên là vậy. (Ý thức được điều này giúp tôi có thái độ tôn trọng và cởi mở đối với các agents của mình trong mối quan hệ win-win).

          Và một trong những yếu tố đầu tiên giúp tôi lựa chọn agents đó là sự nhiệt tình của họ. Kể cả khi giá cao hơn một chút so các agents khác thì tôi vẫn chọn họ nếu cảm nhận được sự nhiệt tình thực sự.

Sam là agent của tôi ở Trung Quốc. Tôi biết đến Sam vào một ngày giữa tháng 3 khi Công ty tôi có một lô hàng giá trị lớn, cực gấp cần xuất sang Trung Quốc để sửa chữa cho khách hàng. Phải nói rằng, sự gắn kết giữa tôi và Sam ngay từ đầu không phải là sâu sắc và tôi cũng không phải là người đầu tiên ở Công ty làm việc cùng Sam.

Tính chất quan trọng của lô hàng đặt tôi dưới một áp lực rất lớn.

“Nó ảnh hưởng đến tiến độ của toàn nhà máy, chậm một ngày thiệt hại rất nhiều, dây chuyền phải ngừng sản xuất và không có hàng để bán” khách hàng warning tôi vậy.

Do quá gấp gáp nên tôi không hề có nhiều thời gian để lựa chọn agents như những lô hàng khác mà chủ yếu dựa vào cảm quan và sự phán đoán của mình (giờ nghĩ lại vẫn thấy mình liều, nhưng là liều có cơ sở nhé =)) Bởi trong một thời gian rất ngắn, tôi đồng thời phải kiểm tra thủ tục xuất nhập hàng, chốt cước bay, mua bảo hiểm, điều xe (một chuỗi công việc mà bình thường cần mấy ngày mới có thể hoàn tất), kiêm..… nhà tâm lý trấn an khách hàng mỗi khi khách hoang mang =)), mà nếu không bình tĩnh rất dễ nhầm lẫn.

Ngay từ đầu cảm thấy không ổn, tôi nhắn ngay với Sếp: “Em dự cảm không tốt – rất phiêu lưu và không yên tâm anh ạ, không như những lô hàng được kiểm tra cẩn thận từ trước nên xác định có thể có rủi ro trong quá trình làm hàng”. Điều tôi có thể làm được lúc ấy là huy động tất cả agents ở Trung Quốc mà Công ty đang hợp tác, xem có agent nào giúp tôi handle lô hàng này không?

   Và Sam là người phản hồi nhanh nhất…

Lúc đầu nói chuyện với Sam, thú thật tôi không yên tâm chút nào. Không lo sao được cơ chứ vì đây là lần đầu tiên chúng tôi hợp tác, trong một lô hàng cực kì quan trọng thế này. Sam lại trẻ tuổi, không biết kinh nghiệm của em ấy đến đâu, liệu có thể xử lý lô hàng khó như này không?

        Nhưng Sam lại là lựa chọn tốt nhất của tôi tại thời điểm đó, không còn thời gian cho chúng tôi đắn đo thêm nữa. Tuy vậy, tôi cũng phải hỏi đi hỏi lại để xác nhận chắc chắn với Sam về thủ tục lô hàng. Tuy ít hơn tôi khá nhiều tuổi nhưng qua cách nói chuyện, tôi cảm nhận Sam là người chín chắn và chững chạc, ít nhất là trong công việc được giao. Điều đó làm tôi yên tâm hơn phần nào.

       Trong quá trình làm việc, chúng tôi phối hợp cùng nhau kiểm tra song song thủ tục phía Trung Quốc cũng như hoàn thành thủ tục chuyển hàng đầu Việt Nam. Nếu mọi việc suôn sẻ và đúng như dự tính, khi hàng sang đến Trung Quốc khoảng 02 ngày, chúng tôi có hoàn tất thủ tục và giao hàng cho Xưởng sửa chữa.

Nhưng….

Rất không may mắn, tuy xác nhận với khách hàng ngay từ đầu, nhưng đến phút cuối chúng tôi được thông báo không thể hoàn tất thủ tục đầu Trung Quốc do thiếu một chứng từ quan trọng. Thậm chí hàng sẽ bị hoàn trả về Việt Nam với thời gian hoàn trả lên đến 3 tuần.

Sao có thể như vậy được? Chậm một ngày đã thiệt hại rất lớn huống gì hàng đến nơi mà không thể thông quan, muốn chuyển về phải mất 3 tuần làm thủ tục. Thiệt hại này ai chịu, trách nhiệm này ai gánh? khi tôi là người trực tiếp xử lý? Biết rằng, lỗi không phải do tôi, nhưng với cương vị là một forwarder, không thể chuyển hàng đến tay người nhận là một thất bại lớn. Tôi bất lực….

Chắc chắn phải có cách nào đó chứ, tôi cùng Sếp kiểm tra lại xem sự việc có đúng như vậy không và tất cả đều xác nhận không còn cách nào khác. Đến agent thân thiết nhất còn khuyên: “Jenny, you had better ship back cargo asap to avoid the damage” (Jenny, em nên chuyển hàng về càng sớm càng tốt để tránh tổn thất). Tôi mất hết hi vọng và nhắn với Sếp : “em sẽ chịu trách nhiệm lô hàng này” dù lúc đó tôi cũng không biết mình sẽ chịu trách nhiệm bằng cách nào.

“Sam, you must try your best to clear this shipment or we will be damaged alot,…” (Sam, em phải hết sức giúp chị, nếu không thiệt hại rất lớn,…). Hầu như ngày nào tôi cũng nhắn Sam như vậy để nhắc nhở tính chất nghiêm trọng của sự việc.

May mắn là Sam hiểu vấn đề và sự gấp rút của lô hàng, nên dù bị tôi dí nhiều nhưng Sam luôn nhiệt tình hỗ trợ và trả lời tôi ngay khi nhận được tin nhắn, bất kể ngoài giờ làm việc. Dù không biết kết quả ra sao, nhưng ít nhất tôi cũng cảm nhận được sự đồng hành, hợp tác từ phía Sam. Dẫu sự việc rất lớn, Sam vẫn lựa chọn đối diện cùng tôi chứ không phải là né tránh. Đây là điều tôi đánh giá rất cao ở Sam mà đối với agents khác, tôi không chắc họ làm được như thế. Tôi động viên Sam cố gắng, kể cả mất nhiều chi phí,….

Chúng tôi tiếp tục thử hết tất cả các cách, những cách mà mấy cái đầu có thể nghĩ ra, nhờ tất cả những mối quan hệ quen biết,…. kéo dài tận 15 ngày, nhưng vẫn không có tiến triển. 15 ngày căng thẳng như có tảng đá đè nặng trên vai…. vậy mà chúng tôi vẫn không thể hoàn tất thủ tục cho lô hàng. Lần đầu tiên trong suốt những năm làm việc, tôi không thể giao hàng đến tay người nhận,…..

Dẫu vậy, tôi vẫn nhắn với Sam rằng: Dù kết quả có tệ đến đâu nhưng chị vẫn cảm thấy hài lòng vì chúng ta đã làm việc hết sức. Dĩ nhiên khách hàng hiểu và họ thấy được sự nổ lực của chúng ta trong suốt quá trình. Trouble này là không mong muốn.

Ngay hôm sau đó, tôi báo Sam việc hoàn trả hàng về Việt Nam….Sam tiếp nhận và bắt đầu tiến hành công việc….

Khoảng trưa hôm đó, lúc tôi đang báo với khách hàng về quy trình hoàn trả hàng thì nhận được tin nhắn của Sam: “Hey Jenny, good news, there is another positive way that we can clear this shipment” (Chị Jenny, có tin tốt, có cách rồi”)

“Really???? Cái gì cơ????Thật á???.” Tôi thốt lên.

Sam nhắn cho tôi một tràng dài, hướng dẫn chi tiết cách làm. Hoá ra sau quá nhiều cách tưởng chừng có kết quả nhưng không được, Sam thử cách cuối cùng nhưng không báo cho tôi biết vì sợ không đi đến đâu lại nhỡ việc của khách hàng.

“Ok. Tốt quá em, thử đi, cần gì bảo chị” Tôi nhắn Sam. Lòng tràn đầy hi vọng.

Trong suốt ngày hôm đó, Sam liên tục làm việc và update tình hình cho tôi, chi tiết và cặn kẽ. Ngay sáng hôm sau, chúng tôi được phản hồi lô hàng được chấp nhận hoàn tất thủ tục. Lúc đấy, sao nhỉ? Tôi cảm thấy rất xúc động. Thấy công sức của mình được đền đáp. Đúng lúc đã buông thì lại có tin tốt. Khó diễn đạt lắm, nhưng thật sự rất đặc biệt…

Tôi thấy rằng, chắc chắn trouble là điều là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ công việc nào, nhưng quan trọng là thái độ đối diện cũng như sự hỗ trợ đến đâu trong trouble đó, như cách mà Sam đã support tôi nhiệt tình. Bởi khi đó, chính nhiệt tình tạo ra sự yên tâm cho người đồng hành, cảm giác họ luôn ở đó hỗ trợ, mình không hề bơ vơ, đơn độc. Có sự nhiệt tình, cho dù sự việc khó khăn hay chưa từng trải qua cũng sẵn sàng tìm tòi học hỏi. Đó là thái độ rất nên có trong mỗi công việc chúng ta làm. Người có sự nhiệt tình là người có năng lượng của sự hết mình và nhiệt huyết. Và tôi cũng tin chắc , một khi đã cố gắng hết sức thì kết quả sẽ đến bằng cách này hay cách khác mà dẫu kết quả có không như ý thì chúng ta cũng không hối tiếc vì đã nổ lực hết sức.

Tôi đùa Sam: “For me, long-term relationship should start with big trouble” (Với chị, một mối quan hệ bền vững nên bắt đầu bằng những khó khăn lớn)

Cảm ơn Sam rất nhiều vì những nổ lực của em và cảm ơn chính bản thân mình vì đã có người đồng đội tuyệt vời đến thế.

Hà Nội, ngày 24/06/2023

---