(Mến tặng bác Stefan – My beloved oversea agent in Germany)
*** I love saving my life thanks to great people around me ***
Đối với ngành Logisitcs nói riêng và các ngành khác nói chung, email là phương tiện vô cùng quan trọng mà chúng tôi vẫn sử dụng hàng ngày để giao dịch với các đối tác/khách hàng, đặc biệt với đối tác nước ngoài. Khoảng cách địa lý cũng như bất đồng ngôn ngữ khiến chúng tôi không có nhiều cơ hội gặp mặt trực tiếp, bởi thế email trở thành công cụ chính yếu quyết định hiệu quả công việc. Nó có giá trị ngang bằng hợp đồng mà mỗi chúng tôi cần rèn luyện khả năng phán đoán và cảm quan của mình trong từng câu chữ. Qua đó, chúng tôi phần nào hiểu được con người và năng lực của họ dù chưa từng gặp mặt.
Bác Stefan là Đại lý của tôi ở Đức. Bác là Trưởng Dự Án cho một công ty Logistics khá lớn với cái tên mang lại cho người ta cảm giác cổ kính. Đúng vậy, Châu Âu luôn là khu vực với những công ty lâu đời có nhiều năm tuổi.
Tôi biết đến Bác cách tình cờ qua những email Bác gửi, trước khi công ty tôi gia nhập hệ thống forwarding toàn cầu. Dù chưa một lần gặp mặt, chưa một cuộc điện thoại, chỉ đơn thuần nói chuyện qua email, nhưng cảm nhận ban đầu của tôi về Bác rất khác, đặc biệt hơn so với các Đối tác còn lại. Ở Bác có sự tự nhiên với những ngôn từ rất đời thường, không chút học thuật cứng nhắc, khiến người nhận cảm thấy thật gần gũi. Bác Stefan mới chỉ có một cậu con trai nhỏ nhưng tôi đoán tuổi Bác đâu đó ngoài 50.
Mỗi lần có tôi việc gấp, Bác đều trả lời email rất nhanh bất kể đó là buổi tối hay vào cuối tuần. “No worries, Jenny”. “Cross my finger” (Đừng lo Jenny, ngoắc tay nào”). Những câu từ ngắn gọn, không dài dòng nhưng rất dứt khoát và gần gũi, giống như những người bạn đang động viên nhau chứ không đơn thuần trên cương vị đối tác. Cảm tưởng bác luôn có mặt ở đó và hỗ trợ công việc tôi bất cứ lúc nào, khiến tôi thực sự yên tâm khi làm việc với Bác. Không những thế, Bác còn nhiệt tình giới thiệu các Đại lý khác để tôi làm việc: “I hope that you can assist my good friend, Jenny” và hỗ trợ xác minh khi chúng tôi đăng ký là thành viên hệ thống Forwarding toàn cầu: “very reliable partner” & “absolutely a good one”. Đọc những xác minh này của Bác khi hệ thống trả Email về, tôi thật sự rất vui xen lẫn tự hào và thầm cảm ơn Bác!
Tôi dám chắc Bác đã có rất nhiều năm kinh nghiệm làm việc với Đối tác nước ngoài bởi những email Bác gửi đều toát lên sự phóng khoáng và dày dặn. Đó là cách mà Bác bộc lộ con người mình qua email, là điều quyết định rất nhiều đến hiệu quả công việc. Bởi việc sử dụng ngôn từ rõ ràng, thẳng thắn, đi vào trọng tâm khiến người nhận cảm được sự nghiêm túc, chỉn chu từ đó phối hợp và phản hồi một cách nhanh chóng giúp công việc trở nên tốt hơn.
Đến giờ, tuy không còn làm việc nhiều với Bác nữa nhưng ấn tượng của tôi về Bác vẫn vậy: mạnh mẽ, dứt khoát đầy năng lượng nhưng không kém phần thân thiện, gần gũi mà thật may mắn cho tôi khi được làm việc với Bác.
Hà Nội, ngày 01/04/2023